Rolau Rhaglenni/Prosiectau

Mae arweinyddiaeth ar bob lefel yn hanfodol. Mae unigolion medrus a phrofiadol ag awdurdod, atebolrwydd a chyfrifoldeb eglur yn hanfodol i arweinyddiaeth effeithiol yn Ninas a Sir Abertawe.

 Y rolau yn Strwythur Llywodraethu y Cyngor yw'r sail ar gyfer Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau'n effeithiol, a hynny wedi'i theilwra ar gyfer anghenion unigol. Mae'r Cyngor wedi bod yn ofalus iawn wrth ddethol yr aelod o staff priodol â'r bersonoliaeth a'r sgiliau angenrheidiol i gyflawni'r rôl yn effeithiol.

Mae gan Swyddfa'r Rhaglen Strategol gronfa ddata sy'n cynnwys taflenni ffeithiau ar gyfer pob rôl yn y Strwythur Llywodraethu. Mae'r taflenni ffeithiau hyn ar gael i'r holl staff ar y wefan diwtorial ac mae'n disgrifio'r tasgau a'r cyfrifoldebau'n fanwl. 

Dyma ddisgrifiad byr o'r prif rolau a ddynodwyd yn y cyngor

Cyfarwyddwr Rhaglen (yr enw a roddir ym maes Rheoli Rhaglenni Llwyddiannus yw "Uwch Berchennog â Chyfrifoldeb")

Dyma'r rôl sydd, yn y pen draw, yn gyfrifol am lwyddiant y rhaglen ac yn gyfrifol am alluogi'r cyngor i fanteisio i'r eithaf ar y sefyllfa newydd sy'n deillio o'r rhaglen, gan ddiwallu'r anghenion busnes a chyflwyno lefelau uwch o ran perfformiad, buddion a chyflwyno gwasanaeth.

Rheolwr y Rhaglen/Ymgynghorydd y Rhaglen

Mae'r swydd hon yn gyfrifol, ar ran Cyfarwyddwr y Rhaglen, am gyflwyno'r gallu newydd yn llwyddiannus. Mae'r swydd yn gofyn am gydlynu'r prosiectau a'r elfennau sy'n cyd-ddibynnu arnynt, ac unrhyw risgiau a phroblemau eraill a allai godi. Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd Rheolwr y Rhaglen yn gweithio'n llawn ar y rhaglen, gan fod y swydd yn hanfodol ar gyfer creu a chynnal brwdfrydedd. Bydd Ymgynghorwyr Rhaglen yn fwy tebygol o weithio'n rhan-amser.

Pensaer/Rheolwr Newid

Mae'r Pensaer/Rheolwr Newid yn canolbwyntio'n bennaf ar y buddion ac mae'n gyfrifol, ar ran Cyfarwyddwr y Rhaglen, am ddiffinio'r buddion, asesu'r cynnydd o ran y gwireddu a chyflawni gwelliannau mesuradwy. Disgwylir sgiliau rheoli newid yn y swydd hon hefyd a digon o brofiad i allu datrys sefyllfaoedd cymhleth a chynnal y ffocws ar amcanion y rhaglen.

Swyddfa Cefnogi Prosiectau

Gall y Swyddfa Cefnogi Prosiectau weithio'n unswydd i gefnogi rhaglen unigol neu gall gefnogi sawl rhaglen. Bydd lefel yr adnoddau'n amrywio yn ôl maint a gallu'r cyngor. Swyddogaeth graidd y swyddfa yw darparu canolfan wybodaeth ar gyfer y rhaglen.

Noddwr Prosiect (y "Gweithredydd" yn Prince2)

Uwch Arweinwyr yw'r Noddwyr fel arfer, naill ai wedi'u dewis i'r swydd gan uwch arweinwyr eraill yn dilyn adolygiad o gynigion y prosiect neu wedi'u dewis eu hunain i hybu mentrau newid yn y meysydd o dan eu rheolaeth. Mae'r Noddwr, wrth ymgymryd â'r swydd, yn derbyn atebolrwydd cyffredinol dros y Busnes i gyflawni nodau a buddion y prosiect drwy Reolwr a Thîm y Prosiect. Gan fod llwyddiant y Noddwr yn dibynnu ar eraill, mae'r swydd hon yn gofyn am sgiliau a diddordeb tra uchel mewn hyfforddi, hwyluso a chyfathrebu.

Yr Uwch Ddefnyddiwr

Mae'r swydd hon yn cynrychioli diddordebau pawb fydd yn defnyddio'r prosiect a'r cynnyrch neu a effeithir gan hynny. Mae cyfrifoldeb yr Uwch Ddefnyddiwr yn cychwyn gydag anghenion defnyddwyr y fanyleb ac ymrwymo adnoddau defnyddwyr. Wrth i'r gwaith ddatblygu, cyfrifoldeb yr Uwch Ddefnyddwyr yw monitro'r hyn sy'n cael ei gynhyrchu, sicrhau bod hynny'n diwallu anghenion defnyddwyr, a bod y buddion disgwyliedig yn cael eu gwireddu. Mewn llawer o achosion, bydd swydd yr Uwch Ddefnyddiwr yn gofyn bod sawl unigolyn ar gael i gynrychioli holl fuddiannau'r defnyddwyr yn ddigonol.

Yr Uwch Gyflenwr

Y rôl hon sy'n cynrychioli buddiannau'r rheiny sy'n cynllunio, datblygu, hwyluso, caffael a rhoi cynnyrch y prosiectau ar waith. Mae'n gyffredin i swydd yr Uwch Gyflenwr gael ei chyflawni gan berson neu bobl y tu allan i'r cyngor, er gallai fod yn gynrychiolydd o gyflenwr mewnol.

Rheolwr y Prosiect

Cyfrifoldeb Rheolwr y Prosiect yw cynllunio a goruchwylio'r holl waith o ddydd i ddydd a sicrhau bod y prosiect yn cynhyrchu'r prosiectau cywir, ar yr adeg gywir, ac i'r safonau cywir o ran ansawdd ac o fewn y gyllideb a ddyrannwyd. Mae'r prif dasgau'n cynnwys y cynllunio cyffredinol ar gyfer y prosiect cyfan, ysgogi ac arwain staff y prosiect, cydgysylltu â rheolwyr y rhaglen o ran prosiectau cysylltiedig, diffinio cyfrifoldebau rheolwyr timau arbenigol ac adrodd ar y cynnydd i fwrdd y prosiect.

I grynhoi, gwaith Rheolwr y Prosiect yw sicrhau'r canlyniad a fydd yn ei gwneud hi'n bosib i wireddu'r buddion a ddisgrifir yn y Ddogfen Cychwyn Prosiect (DCP).

Sicrhau Prosiect

Mae'r rôl hon (ar ran Bwrdd y Prosiect) yn ofynnol gan y cyngor er mwyn asesu holl agweddau perfformiad a chynnyrch prosiectau. Er bod Bwrdd y Prosiect yn derbyn adroddiadau cynnydd rheolaidd gan Reolwr y Prosiect, ymgymerir â gwiriadau annibynnol i sicrhau bod yr hyn a adroddir yn wir.