Prosesau'r Fethodoleg

Defnyddir methodoleg Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yn y cyngor fel canllaw i sicrhau bod Rhaglenni a Phrosiectau'n dilyn cyfres o brosesau rheoledig a gweledol sydd wedi'u rheoli'n dda er mwyn cael canlyniadau dymunol.

 Fersiwn ysgafnach yw'r fethodoleg hon o ddulliau strwythuredig Prince2 ac MSP (a ddatblygwyd gan Swyddfa Masnach y Llywodraeth (OGC)). Fe'i rhennir yn ddeg proses, ac fel y gwelwch yn y diagram, mae'n cwmpasu meysydd Rheoli Strategol, Rhaglenni a Phrosiectau. Mae pob proses yn eich arwain drwy gyfres o gamau i gynhyrchu'r allbynnau angenrheidiol. Mae hefyd yn cynnwys penderfyniadau i'w cymryd, templedau i'w cwblhau, y bobl sy'n cymryd rhan, mewnbynnau o brosesau eraill a chysylltiadau i brosesau eraill.

Mae'r prosesau hyn ar gael i'r holl staff perthnasol yn y cyngor a rhoddwyd hyfforddiant lle bo angen. Mae'r teclyn E-ddysgu ar-lein a grëwyd gan Swyddfa'r Rhaglen Strategol yn disgrifio sut i ddefnyddio'r fethodoleg yn fanwl iawn, ac mae hefyd yn darparu dogfennau i'w lawrlwytho i'r holl dempledau, offer a'r rolau perthnasol.

Dyma eglurhad cyflym o bob proses:

Gwerthuso'r Rhaglen Strategol

Er mwyn sicrhau bod y Rhaglen Strategol yn cyflawni nodau a blaenoriaethau corfforaethol y cyngor fel y'u disgrifir yn y Cynllun Corfforaethol, cyfrifoldeb y TRhC, y Cabinet a Bwrdd y Rhaglen Strategol yw penderfynu pa brosiectau sy'n cydweddu orau â'r rhaglen. Cynhelir cynadleddau polisi yn y dyfodol i bennu'r broses hon.

Rheoli'r Rhaglen Strategol

Mae'r broses yn cynllunio ac yn llunio'r Rhaglen Strategol ac mae'n rhagweithiol wrth fonitro'r cynnydd cyffredinol, gan ddatrys problemau ac ysgogi camau i gywiro yn ôl y galw. Cyfres o brosiectau allweddol yw'r Rhaglen Strategol y mae'r cyngor yn ymgymryd â hwy i helpu i gyflwyno'r Amcanion a'r Blaenoriaethau Corfforaethol. Adroddir am gynnydd pob un o'r prosiectau hyn i Fwrdd y Rhaglen Strategol yn fisol lle mae materion allweddol a risgiau'n cael eu trafod a'u datrys.

Cychwyn Rhaglen

Dyma broses hanfodol i'r rhaglen. Yma, mae'r diffinio a'r cynllunio manwl yn digwydd a dyma'r sail i'r penderfyniad i fwrw ymlaen â'r rhaglen ai peidio. Defnyddir Brîff y Rhaglen fel man cychwyn i osod y llwyfan ar gyfer cychwyn rheoledig y rhaglen. Mae'n cyfeirio ac yn cyfarwyddo gweithgareddau nodi a diffinio'r rhaglen. Unwaith y bydd Brîff y Rhaglen wedi'i gwblhau a'i gymeradwyo, mae diffiniad y rhaglen wedi'i greu.

Rheoli Rhaglen

Mae'r broses hon yn cwmpasu'r trefniadau amrywiol ar gyfer sefydlu a rheoli rhaglen yn y cyngor. Mae rhaglen yn cynnwys cyfres o brosiectau ar wahân sydd fel cyfanwaith yn cyflwyno neu'n cyfrannu at weledigaeth y rhaglen. Dylid penodi Cyfarwyddwr y Rhaglen a Rheolwr y Rhaglen er mwyn rhedeg y Rhaglen a bod yn gyfrifol am gomisiynu prosiectau a phenodi Noddwyr Prosiect perthnasol i redeg y prosiectau.

Blaenoriaethu Prosiectau

Mae blaenoriaethu prosiectau'n ymwneud â'r nifer mawr o Brosiectau'r Cyngor sy'n cystadlu yn erbyn ei gilydd i lunio'r Rhaglen Strategol a fydd yn cefnogi Nodau a Blaenoriaethau'r Cyngor orau. Er mwyn cael ei dderbyn ar gyfer y Rhaglen Strategol, bydd pob prosiect yn mynd drwy "system dwndish" y cyngor er mwyn sicrhau ei fod yn haeddu cael ei dderbyn. Bydd panel o gynrychiolwyr y gwahanol feysydd y cyngor yn asesu'r wybodaeth ar dempled Brîff y Prosiect.

Rheoli Buddion

Prif ddiben Rheoli Buddion yw olrhain y buddion o'r nodi cychwynnol i'w gwireddu'n llwyddiannus.

Mae'r gweithgareddau'n cynnwys monitro a chynnydd y prosiectau er mwyn sicrhau bod yr allbynnau'n addas i'r diben ac y gellir eu hintegreiddio i'r gweithrediadau busnes fel bod y buddion yn cael eu gwireddu. Mae rheoli buddion hefyd yn cynnwys cynllunio a rheoli'r cyfnod dros dro rhwng yr hen ffyrdd o weithio a'r ffyrdd newydd ac ar yr un pryd yn sicrhau na amherir ar rediad y gwaith.

Dechrau Prosiect

Defnyddir y broses hon fel anghenraid busnes i ysgogi un o brosiectau'r cyngor. Gall unrhyw un o weithwyr y cyngor gychwyn prosiect gyhyd ag y bo'n rhan o'u cynllun gwasanaeth ac wedi derbyn cefnogaeth rheolwyr. Cyfrifoldeb y cychwynnwr yw cwblhau brîff y prosiect (achos busnes) i sicrhau bod gan y prosiect ddatganiad dibynadwy o ofynion a disgwyliadau. Cliciwch ar y ddelwedd i weld enghraifft o fap proses Cychwyn Prosiect.

Cychwyn Prosiect

Defnyddir y broses hon i osod y sylfaen ar gyfer y prosiect drwy "lunio" contract (ar ffurf Dogfen Cychwyn Prosiect (DCP/PID)) rhwng Rheolwr y Prosiect a Noddwr y Prosiect fel bod dealltwriaeth gyffredin o'r hyn y bydd y prosiect yn ei gyflawni.

Rheoli Prosiect

Mae'r broses hon, y gellir ei hailadrodd, yn canolbwyntio ar yr angen am i dîm rheoli'r prosiect gyflawni'r cynnyrch mewn pryd, o fewn y costau ac o safon. Trosglwyddir y gwaith o Reolwr y Prosiect i Dîm y Prosiect ar ffurf Pecynnau Gwaith ac adroddir ar gynnydd y gwaith drwy adroddiadau gwirio ysbeidiol.

Cau Prosiect

Un o nodweddion arbennig prosiect yw'r ffaith ei fod o fewn terfynau - mae iddo ddechrau a diwedd. Mae'r broses hon yn cwmpasu'r gwaith i ddod â phrosiect i ben naill ai ar ei ddiwedd neu o'i gau cyn amser. Yr amcan yw paratoi adroddiad diwedd prosiect ac ailedrych ar y DCP i sicrhau bod yr holl amcanion cychwynnol wedi'u bodloni.

Mae hefyd yn rhoi cyfle i ddweud pryd y gellir disgwyl i fuddion y prosiect gael eu gwireddu a hefyd unrhyw wersi a ddysgwyd yn ystod y prosiect y gellir eu trosglwyddo i brosiectau yn y dyfodol.